Jaarafsluiting en start nieuwe jaar in Proprli

Hoe sluit je het jaar goed af als een property manager?

Projecten

Aan het einde van het jaar heb je het liefst al jouw renovatie en onderhoudswerk van het huidige jaar afgerond. Of in ieder geval geïnstrueerd, zodat het budget in dit jaar gealloceerd is.

Dan hoef je geen budget en projecten over te schuiven naar het nieuwe jaar en kan je met een ‘clean’ budget beginnen. Je krijgt dan gemakkelijker een nieuw budget goedgekeurd en het scheelt een hoop administratie in het nieuwe jaar.

Financiële afsluiting

Aan het einde van het jaar is het noodzakelijk om de jaarafrekening te maken. Hierdoor kan je dan ook het finale ‘budget vs actuals’ overzicht opstellen en deze delen met jouw opdrachtgever.

Servicekosten

Huurders willen het liefst zo snel mogelijk een servicekosten afrekening. Helaas lukt dat niet om direct aan het einde van het jaar toe te sturen. Wel is het belangrijk om te registeren welke kosten in de servicekosten thuis horen van het afgelopen jaar en deze af te sluiten.

Hoe bereid je je goed voor op het nieuwe jaar?

Opstellen meerjarenonderhoudsbegroting

Wat vooral tijdrovend is in de voorbereiding op het nieuwe jaar, is het maken van nieuwe meerjarige onderhoudsbegrotingen per gebouw. De eenvoudigste manier is om de oude meerjaren onderhoudsbegroting over te nemen en deze voor het nieuwe jaar aan te passen.

Het is belangrijk om te weten hoe het gebouw er nu technisch voorstaat, welke werkzaamheden er het afgelopen jaar zijn uitgevoerd en wat er van het oude naar het nieuwe jaar wordt meegenomen.

Daarnaast is het goed om te controleren of je prijsassumpties in de meerjarenonderhoudsbegroting kloppen met de werkelijkheid. Hoe je dit kunt doen is door het vergelijken van prijzen in de MJOB met ontvangen offertes in Proprli voor vergelijkbare projecten.

Tenslotte is het een best-practice om inflatie toe te passen in de MJOB, met name voor de opvolgende jaren. Dit is tegenwoordig erg actueel vanwege de hoge bouwkosteninflatie in de afgelopen twee jaar.

Goedkeuring budget

Zodra de MYOB is voorbereid, is de volgende stap om deze samen met de eigenaar te laten goedkeuren. In Proprli kan de eigenaar zelf de MYPOB inzien en gemakkelijk goedkeuren, waarna de MYPOB “bevroren” wordt. Bevroren betekent dat niemand meer cijfers kan aanpassen. Maar je kunt nog steeds opmerkingen achterlaten in elke begrotingspost voor kwaliteitsinformatie.

Daarnaast kun je de MJOB ook exporteren naar Excel, inclusief een mooie lay-out. Je kunt deze dan altijd op de ouderwetse manier naar klanten mailen.

Start nieuw jaar

Digitale offertes aanvragen

In het begin van het jaar zijn er altijd veel offerteaanvragen voor alle nieuwe renovatie- en onderhoudswerkzaamheden.

Vaak gebeurt dit op de ouderwetse manier door veel e-mails te versturen. Maar dat kan ook op een innovatieve manier in het Building Passport van Proprli. Wanneer u offertes aanvraagt ​​in een centraal platform,

  • Centraliseer alle communicatie met aannemers
  • Maar daarnaast helpt het platform je ook om automatische herinneringen te sturen naar opdrachtnemers
  • Wordt er een automatische vergelijking van de offertes gemaakt en kun je gebruikmaken van de gebruiksvriendelijke goedkeuringsapplicatie.

Merge projecten

Wanneer er meerdere gelijksoortige onderhoudswerkzaamheden in uw portfolio zitten, maar in verschillende panden, dan kunt u deze combineren tot één project. Dit maakt het project groter en kan door ‘schaalvoordelen’ kosten besparen voor uw opdrachtgever. Dit kan onder meer voorkomen bij nieuwe daklagen, liftonderhoud, schilderwerk, schoonmaakcontracten, gevelonderhoud, raamrubber vervangen, en meer.

Bovendien kan het combineren van projecten de vergoeding van vastgoedbeheerders soms verhogen, aangezien sommige klanten “hindernissen” hebben gesteld voor een vergoeding voor projectbegeleiding.