Conclusiones clave
La alineación del equipo es el punto más importante a tener en cuenta
Establezca objetivos claros y alcanzables, así como la mejor manera de comunicarse para supervisar el progreso a lo largo del año
Considere la posibilidad de utilizar un sistema o una herramienta que le ayude a realizar un seguimiento de todas las solicitudes, plazos y preguntas pendientes
Documente todos estos objetivos para facilitar el seguimiento y el debate de los progresos
Mejore la satisfacción de los inquilinos y el tiempo de resolución de los tickets
El comienzo de un nuevo año representa un nuevo comienzo, lleno de potencial y oportunidades. Para una empresa de administración de propiedades, este es el momento ideal para establecer objetivos sólidos y procesos robustos para el próximo año. Un comienzo de año seguro y enérgico puede marcar una diferencia significativa en la consecución de nuestros objetivos.
Alineación del equipo
El elemento inicial para dar el pistoletazo de salida al año es la alineación del equipo. No se trata solo de su equipo interno de colegas, sino también de la red de clientes que forman una parte esencial de su equipo de cartera. La alineación correcta puede marcar un ritmo poderoso para el próximo período de trabajo.
Establecimiento de objetivos claros
El segundo paso es establecer objetivos claros y alcanzables. Defina lo que quiere conseguir al final de los primeros 6 meses y al final del año. Acuerde los métodos y las estrategias de comunicación para supervisar el progreso durante todo el año.
Ilustremos esto con un ejemplo práctico de la gestión técnica de propiedades:
Imagine que, a finales de enero, todos sus presupuestos han recibido la aprobación de sus clientes. En tal caso, puede empezar el año de forma proactiva inmediatamente solicitando presupuestos para la mayoría de los trabajos de mantenimiento que se prevé realizar antes de que finalice el año. Al hacerlo, reduce significativamente el riesgo de no poder completar todos los mantenimientos programados y los proyectos de gastos de capital (capex).
Supervise el progreso y los resultados a lo largo del año
Hacer un seguimiento de todas las solicitudes de presupuesto pendientes, los plazos y las preguntas planteadas tanto por los proveedores como por los clientes puede ser una tarea difícil. Muchos de nuestros estudios han demostrado que la gente suele seguir trabajando desde sus bandejas de entrada de correo electrónico, lo que dificulta enormemente mantener el control y tener una visión general.
Por lo tanto, considere la posibilidad de utilizar un sistema o herramienta que le ayude a gestionar estas tareas. Fíjese objetivos claros para usted y con su equipo de cartera. Determine sus objetivos, por ejemplo, ejecutar una parte específica del presupuesto anual para el mantenimiento de la planta a finales del primer y segundo trimestre.
Tal vez su objetivo sea tener en orden un determinado porcentaje de la documentación de cumplimiento necesaria para el segundo trimestre o para finales de año. O bien, pretenda reducir el tiempo de resolución de los tickets en un 20% y mejorar la satisfacción de los inquilinos en un 25%.
La documentación de todos estos objetivos es crucial, preferiblemente como tareas con una fecha límite. Ayuda a supervisar y debatir los progresos a lo largo del año.
Alinee a su equipo con estos objetivos y procedimientos. Delegue tareas y establezca una comunicación fácil pero clara dentro de su equipo, y con sus clientes, inquilinos y proveedores, garantizando la máxima eficiencia.
Esté atento a nuestra próxima serie Property Portfolio Unleashed, en la que profundizaremos en este tema con expertos del sector. Nos encantaría conocer sus opiniones y puntos de vista sobre la eficacia dentro de la administración de propiedades, póngase en contacto con nosotros y ¡hablemos!
