Mediante la digitalización de la gestión de licitaciones, las organizaciones de gestión de proyectos pueden ahorrar fácilmente 18 horas por proyecto, lo que se traduce en un ahorro medio para la organización de aproximadamente 30.000 € al año.

Como organización de gestión de proyectos, usted quiere trabajar de la forma más eficiente posible, al tiempo que ofrece el mejor servicio que sus clientes esperan de usted. Utilizar las últimas herramientas de tecnología inmobiliaria es la mejor manera de lograr un aumento de la productividad, al tiempo que demuestra a sus clientes su experiencia.

6 maneras de mejorar la productividad de los gestores de proyectos

Cuando se observa el cronograma de un proyecto como gestor de proyectos, concretamente en la fase de licitación, hay varias etapas en las que se puede mejorar la eficiencia en cada proyecto:

• Crear y enviar el paquete de licitación a los licitadores;
• Encontrar proyectos anteriores para aprender y copiar las mejores prácticas;
• Centralizar toda la comunicación de la licitación, incluyendo todas las preguntas y respuestas;
• Elaboración de presupuestos y seguimiento de costes;
• Informes a los clientes, incluyendo la preparación de una buena comparación de ofertas;
• Administración interna de los datos del proyecto.

Crear y enviar el paquete de licitación

Al trabajar juntos en una herramienta basada en la nube, los equipos pueden preparar y recopilar fácilmente todos los documentos necesarios para el paquete de licitación. Solo tiene que seleccionar los documentos finales de la página del proyecto para añadirlos a su paquete de licitación, que se enviará a los licitadores. Puede crear un formulario de licitación digital para que los licitadores proporcionen sus precios, lo que hace que la comparación sea totalmente automática al final de la licitación. Los formularios de licitación se pueden crear desde cero, mediante una plantilla o utilizando cualquier proyecto anterior que sea similar al suyo.

La selección de los licitadores se realiza a través de su lista de proveedores preferidos, lo que evita tener que buscar las direcciones de correo electrónico correctas en su bandeja de entrada. Después de seleccionar los licitadores adecuados, puede modificar fácilmente la plantilla de correo electrónico de invitación, que se enviará por separado a todos los licitadores. De esta manera, la licitación sigue siendo confidencial.

Encontrar proyectos anteriores para aprender y copiar las mejores prácticas

Es útil aprender de proyectos ejecutados anteriormente para evitar cometer los mismos errores dos veces. Puede aprender de los paquetes de licitación, los formularios de licitación y las preguntas de los licitadores en las preguntas y respuestas. Esto evita muchas preguntas similares que podrían haberse evitado. También es útil invitar de nuevo a los mejores licitadores para su próximo proyecto.

Desafortunadamente, la mayoría de las empresas están configuradas de tal manera que no es fácil aprender de proyectos anteriores y especialmente no de proyectos que han sido ejecutados por colegas. Esto se debe a que la información está mal almacenada en un servidor, en bandejas de entrada privadas o no está almacenada en absoluto.

Con Proprli puede navegar y ver fácilmente todos los proyectos de su empresa, incluso los proyectos que se han ejecutado años antes. Esto mejora el intercambio de conocimientos, lo cual es importante para los empleados nuevos y jóvenes de su empresa.

Centralizar toda la comunicación de la licitación, incluyendo todas las preguntas y respuestas

El problema de invitar a los licitadores por correo electrónico es que todo el mundo hace preguntas también por correo electrónico, lo que resulta en un montón de preguntas duplicadas de diferentes licitadores. También lleva mucho tiempo responder a todas las preguntas a los licitadores individuales. Y hacer un seguimiento de las preguntas y respuestas es una molestia.

A través de Proprli, usted trabaja con una función centralizada de preguntas y respuestas. Todas las preguntas se recogen de forma centralizada, y puede publicar fácilmente las respuestas a todos los licitadores con solo pulsar un botón. Las respuestas se publican de forma anónima para mantener la confidencialidad de los licitadores entre sí.

Elaboración de presupuestos y seguimiento de costes

Uno de los principales trabajos durante un proyecto es presupuestar los costes y hacer un seguimiento de los gastos, lo que lleva una cantidad significativa de tiempo. Especialmente porque cada uno lo hace a su manera en archivos de Excel, lo que resulta en niveles de calidad muy diferentes.

Una vez que ha licitado un proyecto digitalmente, también puede dar instrucciones al licitador ganador digitalmente. Esto resulta en un seguimiento automatizado de los costes, lo que ahorra una cantidad significativa de tiempo. Todo a través de una única plataforma.

Informes a los clientes, incluyendo la preparación de una buena comparación de ofertas

La preparación de informes y la búsqueda de información de diferentes fuentes es la parte menos divertida del trabajo de un gestor de proyectos. Sin embargo, es extremadamente importante, ya que es el principal canal de comunicación con los clientes.

Cuando se trabaja a través de una plataforma basada en la nube, junto con su cliente, ya no es necesario preparar informes, ya que su cliente tiene acceso y transparencia a todo el proceso. Además, su cliente se actualiza automáticamente con cualquier progreso cuando trabaja a través del software, lo que le ahorra un montón de solicitudes innecesarias de actualizaciones de estado.

Administración interna de los datos del proyecto

Durante un proyecto, o al final del mismo, necesita guardar todos los datos y la comunicación importantes del proyecto en su servidor. Esta información es útil para cualquier proyecto nuevo, un historial para nuevas presentaciones o para la evaluación comparativa de nuevos proyectos. Sin embargo, la administración interna es fácil de olvidar, ya que los gestores de proyectos comenzarán su nuevo proyecto y tendrán una gran carga de trabajo.

Al trabajar a través de una plataforma digital, la necesidad de administración interna desaparece por completo.

Ahorro de tiempo

Todos estos ahorros de tiempo se suman significativamente. Un buen software también proporciona a su organización consistencia, ya que todo el mundo trabajará, informará y administrará de la misma manera. Incluso la entrega de su proyecto a un colega, o la provisión de acceso a su proyecto, se realiza con el clic de un botón.

Ejemplo de ahorro de costes para su organización

Cuando se suman todos los ahorros de costes por proyecto, se termina con aproximadamente 18 horas ahorradas por proyecto, como se muestra en la tabla siguiente. Dependiendo de cuántos proyectos gestione cada año y de la tarifa horaria con todo incluido por gestor de proyectos, se refleja en un ahorro significativo por año.

Supongamos una tarifa horaria con todo incluido por gestor de proyectos de 53,19 € por hora. Multiplique esto por 30 proyectos al año y estará viendo un ahorro de aproximadamente 29.361 € al año.

Muestre su experiencia a sus clientes

Como empresa de asesoramiento, es cada vez más importante que nunca mostrar a sus clientes su experiencia. Mostrar su experiencia y calidad digital le hace destacar entre otras empresas que todavía se están quedando atrás. Proporcionar a los clientes transparencia en torno a la fase más importante del proyecto, la fase de licitación, da a los clientes confianza en su empresa. Mostrar su experiencia nunca fue tan fácil como ahora, con el software adecuado para apoyarle.