Conclusiones clave
El sector inmobiliario se enfrenta a retos para garantizar el cumplimiento de la normativa de construcción y la continuidad de los datos y los documentos debido a las prácticas de trabajo aisladas.
El uso indebido de las salas de datos como sistema de gestión de documentos durante el período operativo crea trabajo adicional y es propenso a errores humanos.
Un sistema centralizado en el que trabajen tanto el propietario como el administrador de la propiedad es la solución a estos problemas.
El sistema centralizado debe ser una plataforma de colaboración, no solo un repositorio para almacenar datos y archivos.
Bienvenidos a otro episodio de ‘Liberando la cartera de propiedades’, donde abordamos las preguntas y los retos difíciles de la gestión de grandes carteras de propiedades. Hoy, profundizamos en un aspecto a menudo pasado por alto de la gestión de propiedades: garantizar la continuidad de los datos y el conocimiento.
El problema: gestión de datos desalineada
En el sector inmobiliario, garantizar el cumplimiento de la normativa de construcción y la continuidad de los datos y los documentos es un reto importante. Los propietarios y los administradores de propiedades, a pesar de formar parte del mismo sector, a menudo trabajan de forma aislada. Mantienen sus versiones de los datos y los documentos de construcción, lo que provoca discrepancias y lagunas de comunicación cuando surgen preguntas sobre los datos o cuando se necesita acceder a un documento.
¿El resultado? Un aluvión de correos electrónicos, archivos de Excel y archivos PDF que se envían de un lado a otro, sin una responsabilidad clara ni un sistema para mantener la documentación actualizada. Este proceso inconexo no solo es ineficiente, sino que también corre el riesgo de perder información crucial cuando los empleados dejan la empresa.
El error: uso indebido de las salas de datos
Un error común en el sector es obligar a las empresas de gestión de propiedades a utilizar las salas de datos como sistema de gestión de documentos durante el período operativo. Este enfoque crea trabajo adicional para los administradores de propiedades y es propenso a errores humanos. El sistema de la sala de datos no ayuda al administrador de la propiedad en su trabajo diario, carece de recordatorios automatizados, puntuaciones de cumplimiento o flujos de trabajo, y no es fácil de usar.
La solución: un sistema centralizado
La solución a estos problemas reside en un sistema centralizado en el que trabajen tanto el propietario como el administrador de la propiedad. Este enfoque elimina la necesidad de enviar correos electrónicos de un lado a otro y evita la pérdida de conocimientos y datos valiosos cuando un administrador de la propiedad o un gestor de activos deja la empresa.
Un sistema centralizado no debe ser solo un repositorio para almacenar datos y archivos. También debe ser una
