¿Cómo se puede cerrar bien el año como administrador de propiedades?
Proyecto
Al final del año, es preferible haber completado todos los trabajos de renovación y mantenimiento del año en curso. O, al menos, haber dado instrucciones para que el presupuesto se asigne en este año.
Así, no tendrá que arrastrar presupuestos y proyectos al nuevo año y podrá empezar con un presupuesto “limpio”. De este modo, se aprueba más fácilmente un nuevo presupuesto y se ahorra mucha administración en el nuevo año.
Cierre financiero
Al final del año, es necesario realizar el estado de cuentas anual. Esto también le permite crear el resumen final de “presupuesto frente a resultados reales” y compartirlo con su cliente.
Gastos de comunidad
Los inquilinos preferirían una liquidación de los gastos de comunidad lo antes posible. Desafortunadamente, no se puede enviar justo al final del año. Sin embargo, es importante registrar qué gastos pertenecen a los gastos de comunidad del año pasado y cerrarlos.
¿Cómo prepararse adecuadamente para el nuevo año?
Preparación del presupuesto de mantenimiento plurianual
Lo que lleva particularmente mucho tiempo en la preparación para el nuevo año es la elaboración de nuevos presupuestos de mantenimiento plurianuales para cada edificio. La forma más fácil es copiar el antiguo presupuesto de mantenimiento plurianual y luego hacer ajustes para el nuevo año.
Es importante saber en qué estado técnico se encuentra el edificio ahora, qué trabajos se han completado en el último año y qué se trasladará del año anterior al nuevo.
Además, es una buena idea comprobar que sus supuestos de precios en el presupuesto de mantenimiento plurianual coinciden con la realidad. La forma de hacerlo es comparar los precios en el MJOB con las cotizaciones recibidas en Proprli para proyectos similares.
Por último, es una buena práctica aplicar la inflación en el MYAOB, especialmente para los años siguientes. Esto es muy actual hoy en día debido a la alta inflación de los costes de construcción en los últimos dos años.
Aprobación del presupuesto
Una vez que se ha preparado el MYOB, el siguiente paso es obtener su aprobación por parte del propietario. En Proprli, el propio propietario puede ver el MYPOB y aprobarlo fácilmente, tras lo cual el MYPOB queda “congelado”. Congelado significa que nadie puede ajustar los números nunca más. Pero aún puede dejar comentarios en cada partida presupuestaria para obtener información de calidad.
Además, también puede exportar el MJOB a Excel, incluyendo un diseño agradable. Siempre puede enviar estos por correo electrónico a los clientes a la antigua usanza.
Comienzo del nuevo año
Solicitud de presupuestos digitales
El comienzo del año siempre ve muchas solicitudes de presupuestos para todos los nuevos trabajos de renovación y mantenimiento. A menudo, esto se hace a la antigua usanza, enviando un montón de correos electrónicos.
- Centralice toda la comunicación con los contratistas directamente
- Además, la plataforma también le ayuda a enviar recordatorios automáticos a los contratistas
- Hay una comparación automática de presupuestos y puede utilizar la aplicación de aprobación fácil de usar.
Fusionar proyecto
Cuando hay varios tipos de trabajos de mantenimiento iguales en su cartera, pero en diferentes edificios, puede combinarlos en un solo proyecto. Esto hace que el proyecto sea más grande y puede ahorrar costes a su cliente a través de “economías de escala”. Esto puede ocurrir en cosas tales como nuevas capas de techo, mantenimiento de ascensores, pintura, contratos de limpieza, mantenimiento de fachadas, reemplazo de goma de ventanas, y más.
Además, la combinación de proyectos a veces puede aumentar la compensación de los administradores de propiedades, ya que algunos clientes han establecido “obstáculos” para una tarifa de supervisión de proyectos.
