Wichtige Erkenntnisse
Die Immobilienbranche steht vor der Herausforderung, die Einhaltung von Bauvorschriften und die Kontinuität von Daten und Dokumenten aufgrund von isolierten Arbeitsweisen sicherzustellen.
Die missbräuchliche Verwendung von Datenräumen als Dokumentenmanagementsystem während der Betriebsphase verursacht zusätzliche Arbeit und ist anfällig für menschliche Fehler.
Ein zentralisiertes System, in dem sowohl der Vermieter als auch der Hausverwalter arbeiten, ist die Lösung für diese Probleme.
Das zentralisierte System sollte eine Plattform für die Zusammenarbeit sein, nicht nur ein Speicherort für die Aufbewahrung von Daten und Dateien.
Willkommen zu einer weiteren Folge von „Property Portfolio Unleashed“, in der wir uns mit den schwierigen Fragen und Herausforderungen bei der Verwaltung großer Immobilienportfolios auseinandersetzen. Heute befassen wir uns mit einem oft übersehenen Aspekt der Immobilienverwaltung: der Sicherstellung der Kontinuität von Daten und Wissen.
Das Problem: Fehlausrichtung der Datenverwaltung
In der Immobilienbranche ist die Sicherstellung der Einhaltung von Bauvorschriften und der Kontinuität von Daten und Dokumenten eine große Herausforderung. Vermieter und Hausverwalter arbeiten oft isoliert, obwohl sie Teil derselben Branche sind. Sie führen ihre eigenen Versionen von Gebäudedaten und -dokumenten, was zu Diskrepanzen und Kommunikationslücken führt, wenn Fragen zu Daten auftauchen oder wenn der Zugriff auf ein Dokument erforderlich ist.
Das Ergebnis? Eine Flut von E-Mails, Excel-Dateien und PDF-Dateien, die hin- und hergeschickt werden, ohne klare Verantwortlichkeit oder ein System zur Aktualisierung der Dokumentation. Dieser unzusammenhängende Prozess ist nicht nur ineffizient, sondern birgt auch das Risiko, dass wichtige Informationen verloren gehen, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.
Der Fehler: Missbrauch von Datenräumen
Ein häufiger Fehler in der Branche ist es, Immobilienverwaltungsunternehmen zu zwingen, Datenräume als Dokumentenmanagementsystem während der Betriebsphase zu nutzen. Dieser Ansatz verursacht zusätzliche Arbeit für die Hausverwalter und ist anfällig für menschliche Fehler. Das Datenraumsystem unterstützt den Hausverwalter nicht bei seiner täglichen Arbeit, es fehlen automatisierte Erinnerungen, Compliance-Scores oder Workflows, und es ist nicht benutzerfreundlich.
Die Lösung: ein zentralisiertes System
Die Lösung für diese Probleme liegt in einem zentralisierten System, in dem sowohl der Vermieter als auch der Hausverwalter arbeiten. Dieser Ansatz macht E-Mails überflüssig und verhindert den Verlust von wertvollem Wissen und Daten, wenn ein Hausverwalter oder ein Asset Manager das Unternehmen verlässt.
Ein zentralisiertes System sollte nicht nur ein Speicherort für die Aufbewahrung von Daten und Dateien sein. Es sollte auch eine Plattform für die Zusammenarbeit sein. Wenn Sie an der Quelle der Daten zusammenarbeiten, stellen Sie sicher, dass alle Informationen zentralisiert und zugänglich bleiben, auch wenn es Änderungen im Unternehmen oder im Team gibt.
