In der gesamten Immobilienbranche gibt es ein Problem, das selten auf der Tagesordnung dringender Besprechungen steht, aber fast jedes Team, mit dem wir sprechen, still und leise betrifft. Es zeigt sich im täglichen Betrieb, bei Übergaben und in der Art und Weise, wie Menschen über ihre Arbeit sprechen. Nicht als ein großes Versagen, sondern als eine langsame Anhäufung von Reibungsverlusten.
Die Gespräche beginnen in der Regel auf die gleiche Weise. Eigentümer und Property Manager beschreiben die Landschaft, in der sie tätig sind: Excel-Tabellen neben älteren Wartungssystemen. Separate Ticketing-Tools. Eigenständige Compliance-Software. Gemeinsame Laufwerke voller Dokumente. E-Mail-Threads, um alles zu verbinden. Finanzsysteme, die zwar vorhanden sind, aber nicht wirklich mit dem Rest kommunizieren.
Jedes Tool wurde in guter Absicht eingeführt. Zusammen haben sie etwas ganz anderes geschaffen.
Fragmentierte Daten. Manuelle Workarounds. Siloartige Kommunikation. Doppelte Berichterstattung. Steigende Betriebskosten. Und zunehmend ein Gefühl der Tool-Müdigkeit in den Teams, von denen erwartet wird, dass sie die Kontrolle über komplexe Portfolios behalten.
Die versteckten Kosten, die niemand budgetiert: Onboarding und Wissensverlust
Eine der am meisten unterschätzten Folgen dieses fragmentierten Setups wird in dem Moment sichtbar, in dem jemand Neues in das Unternehmen eintritt. Anstatt eine klare Arbeitsweise zu erlernen, werden neue Kollegen gebeten, in zehn oder zwölf verschiedenen Systemen zu navigieren. Jedes mit seiner eigenen Logik, Terminologie, Datenstruktur und ungeschriebenen Regeln.
Das wirkliche Wissen befindet sich selten in den Tools selbst. Es lebt in den Köpfen erfahrener Teammitglieder. Das macht Unternehmen verwundbar. Es verlangsamt die Teams. Und mit dem Wachstum der Portfolios erhöht es still und leise das operationelle Risiko.
Dies ist kein Problem der Mitarbeiter. Es ist ein Systemproblem.
Von Komplexität zu Klarheit
Es ist kein Zufall, dass Technologie- und Betriebsleiter die Konsolidierung jetzt ganz oben auf ihre strategische Agenda setzen. Die Reduzierung der Anzahl von Plattformen dient nicht nur der Senkung der Lizenzkosten. Es geht darum, Klarheit wiederherzustellen.
Wenn Daten an einem Ort gespeichert sind, erhalten Teams einen echten Einblick in das, was in ihren Gebäuden vor sich geht. Entscheidungen werden einfacher zu treffen. Die Zusammenarbeit verbessert sich auf natürliche Weise. Und die Zeit, die früher in der Verwaltung verschwand, kann für die zielgerichtete Verwaltung von Vermögenswerten aufgewendet werden.
Für Organisationen, die mit Skalierung, gemischten Eigentumsstrukturen oder mehreren Stakeholdern pro Gebäude zu tun haben, ist eine Single Source of Truth kein Luxus mehr. Sie wird zu einer Grundvoraussetzung.
Warum das Hinzufügen weiterer Software das Problem selten behebt
Im Laufe des letzten Jahrzehnts hat sich die Technologie für das Property Management rasant entwickelt. Ständig erscheinen neue Punktlösungen, die jeweils versprechen, ein bestimmtes Problem zu lösen. Aber jedes neue Tool führt einen weiteren Login ein. Einen weiteren Datensatz. Einen weiteren Prozess, der aufrechterhalten werden muss. Anstatt die Abläufe zu vereinfachen, haben viele Teams am Ende die Tools selbst verwaltet.
Echter Fortschritt ergibt sich nicht aus dem Stapeln von Software. Er ergibt sich aus der durchgängigen Verbindung von Arbeitsabläufen und der Gestaltung von Technologie, die sich an der tatsächlichen Arbeitsweise von Immobilienteams orientiert und nicht an isolierten Funktionen.
Eine Plattform, die auf einer gemeinsamen Realität aufbaut, nicht auf getrennten Systemen
Von Anfang an war die leitende Frage hinter Proprli nie, welche Funktionen gebaut werden sollen, sondern wie Menschen tatsächlich rund um ein Gebäude zusammenarbeiten.
Technisches Property Management findet nicht isoliert statt. Es entfaltet sich über Eigentümer, Property Manager, Techniker, Lieferanten und Mieter – die meisten von ihnen unterwegs, vor Ort oder tief in ihren eigenen operativen Prozessen. Und doch arbeiten alle am selben Objekt.
Das Problem ist nicht, dass es zu wenige Systeme gibt. Das Problem ist, dass dasselbe Gebäude in zu vielen von ihnen existiert. Daten werden dupliziert. Der Kontext geht verloren. Die gleichen Fragen werden wiederholt gestellt. Aktualisierungen müssen angefordert werden. Und jeder Stakeholder pflegt seine eigene Version der Realität, oft ohne es zu merken.
Eine andere Arbeitsweise beginnt mit der Erkenntnis, dass das Gebäude die Single Source of Truth ist.
Wenn alle technischen Prozesse mit einer digitalen Darstellung des Objekts verbunden sind, ändert sich etwas grundlegend. Die Kommunikation muss nicht mehr gepusht oder verfolgt werden. Jeder sieht, was passiert, in Echtzeit und im Kontext. Entscheidungen, Dokumente, Compliance, Tickets, Projekte und Historie gehören alle zum Gebäude selbst.
Dies schafft eine gemeinsame Arbeitsumgebung, in der Stakeholder aus ihren eigenen Rollen heraus zusammenarbeiten, ohne in die Prozesse oder Tools der anderen gezwungen zu werden. Eigentümer behalten die Kontrolle, ohne zu sehr ins Detail zu gehen. Die operativen Teams arbeiten effizient vor Ort. Servicepartner wissen genau, woran sie sind. Und niemand muss parallele Systeme pflegen, nur um auf dem Laufenden zu bleiben.
Der Wert liegt nicht darin, dass alle die gleiche Software verwenden, nur um der Sache willen. Der Wert liegt darin, allen Zugang zur gleichen Realität zu verschaffen, so dass die Zusammenarbeit natürlich wird, die Duplizierung verschwindet und das technische Property Management endlich als ein kontinuierlicher Prozess abläuft und nicht als viele unzusammenhängende.
Das ist die Verschiebung. Von fragmentierten Systemen zu gemeinsamem Kontext. Von Aktualisierungen und Übergaben zu Angleichung. Von der Verwaltung von Tools zur gemeinsamen Verwaltung von Gebäuden.
Skalierbare Property-Management-Abläufe
Der Immobiliensektor entwickelt sich in vielen Bereichen rasant weiter, und das Property Management ist keine Ausnahme. Aber Fortschritt ergibt sich hier nicht aus dem Hinzufügen von mehr Technologie.
Bei der Konsolidierung geht es nicht um Effizienz um ihrer selbst willen. Sie ist eine Reaktion auf zunehmende Komplexität, wachsende Portfolios und eine größere Gruppe von Stakeholdern, die an jedem Gebäude beteiligt sind. Für viele Organisationen wird sie zur Grundlage für Abläufe, die skaliert werden können, ohne die Kontrolle zu verlieren.
Die Zukunft des Property Managements wird nicht dadurch bestimmt, wie viele Systeme im Einsatz sind, sondern wie gut sie aufeinander abgestimmt sind. Wie klar die Verantwortlichkeiten strukturiert sind. Und wie einfach die Menschen rund um das Objekt selbst zusammenarbeiten können.
Dort entstehen echte Ruhe, Beständigkeit und langfristiger Wert.
CEO-Blog
Boudewijn Groot ist Mitbegründer und CEO von Proprli, einer Kollaborationsplattform für technisches Immobilienmanagement. Mit seiner vorherigen Erfahrung als Investment Manager bei Marathon Asset Management und Savills erkannte er die Ineffizienzen in der Kommunikation der Immobilienverwaltung. Frustriert von den täglichen Anrufen und manuellen Berichten, die zur Verfolgung des Fortschritts erforderlich waren, gründete Boudewijn Proprli, um die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten zu rationalisieren.
Er hat einen Abschluss in Ingenieurwesen von der TU Delft.
