En la gestión técnica de propiedades, se toman decisiones a diario. La aprobación del trabajo, la instrucción a los proveedores, la gestión de presupuestos y el mantenimiento de la alineación de los propietarios se producen bajo una presión de tiempo constante. Sin embargo, en muchas organizaciones, estas decisiones todavía se basan en comprobaciones informales, correos electrónicos o suposiciones sobre quién está autorizado a aprobar qué.
A medida que las carteras crecen y las estructuras de propiedad se vuelven más exigentes, esta forma de trabajar comienza a mostrar sus límites. No porque la gente no sepa lo que está haciendo, sino porque las estructuras de aprobación no están integradas donde realmente se realiza el trabajo.
Para los propietarios que trabajan con múltiples administradores de propiedades, a menudo en diferentes carteras y proyectos, esto crea una tensión familiar. Se requiere un control total, la flexibilidad es esencial y las operaciones no pueden ralentizarse. Al mismo tiempo, la supervisión debe ser coherente, rastreable y totalmente hermética.
Cuando el control reside fuera del flujo de trabajo
En la práctica, los mandatos a menudo existen fuera del flujo de trabajo operativo. Viven en documentos de política, contratos, hojas de cálculo o incluso en el conocimiento personal. Las instrucciones se verifican manualmente. Las aprobaciones se solicitan por correo electrónico. El papel todavía juega un papel donde los procesos digitales deberían tomar el relevo.
Esto crea fricción para todos los involucrados. Los propietarios pierden visibilidad en tiempo real y dependen de los informes después de que ya se han tomado las decisiones. Los administradores de propiedades dedican tiempo a verificar los umbrales en lugar de administrar los edificios y proyectos. El riesgo aumenta, no por mala intención, sino porque la gobernanza se aplica a posteriori en lugar de durante la ejecución.
A medida que entran en juego más administradores de propiedades, proyectos y presupuestos, mantener el control de esta manera se vuelve cada vez más difícil.
Proprli presenta Mandatos
Hoy, Proprli presenta Mandatos: una nueva función que incorpora las estructuras de aprobación directamente en las operaciones diarias. Los mandatos se desarrollaron a partir de la realidad de los propietarios que gestionan diversas carteras a través de múltiples administradores de propiedades, donde el control, la auditabilidad y la velocidad operativa deben coexistir. Con Mandatos, las estructuras de aprobación se definen una vez y se aplican de forma coherente en todos los edificios, carteras y proyectos.
Las funciones internas y externas, los umbrales de aprobación y los derechos de decisión se integran directamente en Proprli. A partir de ese momento, la plataforma apoya activamente a los equipos para que sigan el proceso acordado, sin interrumpir su flujo de trabajo.
Cada instrucción a un proveedor se comprueba automáticamente con el mandato aplicable. Si el trabajo se mantiene dentro del presupuesto, el proceso continúa sin problemas. Si se supera un umbral, Proprli muestra claramente qué aprobación se requiere y quién debe participar. El control ya no se produce después. Ocurre exactamente cuando se toman las decisiones.
Estructuras flexibles para carteras diversas
La gestión de propiedades rara vez sigue un único modelo. Diferentes propietarios, carteras y proyectos requieren diferentes estructuras de aprobación, y esas estructuras a menudo cambian dependiendo del alcance del presupuesto o del tipo de proyecto.
Los mandatos están diseñados para apoyar esta realidad. Los flujos de aprobación se pueden configurar por edificio o cartera, incluyendo flujos separados para el trabajo dentro del presupuesto y el trabajo que lo excede. Esto permite a los administradores de propiedades operar eficientemente a través de múltiples modelos de mandato, mientras que los propietarios conservan una supervisión consistente en todos sus bienes inmuebles.
El sistema se adapta a la diversidad de la cartera, no al revés.
Apoyar el trabajo diario, no añadir capas de control
Los mandatos no consisten en añadir más controles o ralentizar a los equipos. Se trata de eliminar la incertidumbre de las decisiones cotidianas.
Para los equipos técnicos de gestión de propiedades, esto significa claridad en el momento de la ejecución. La plataforma guía el proceso, muestra exactamente lo que se requiere y evita instrucciones incorrectas antes de que lleguen a los proveedores. Para los propietarios, significa saber que las aprobaciones siempre siguen la estructura acordada, sin necesidad de una supervisión manual constante.
La gobernanza se ejecuta silenciosamente en segundo plano, mientras que las operaciones siguen avanzando.
Mejor colaboración entre propietarios y administradores de propiedades
Los mandatos también fortalecen la colaboración entre propietarios y administradores de propiedades. Los flujos de aprobación tienen lugar directamente dentro de Proprli, haciendo que las decisiones sean transparentes, rastreables y alineadas con los mandatos acordados.
Los propietarios mantienen el control sin participación operativa. Los administradores de propiedades ganan velocidad y certeza en su trabajo diario. Todos operan desde el mismo marco operativo compartido, incluso cuando las carteras y las partes interesadas difieren.
Un paso natural hacia la gestión moderna de propiedades
Con Mandatos, Proprli da un paso más hacia un modelo operativo más conectado para la gestión técnica de propiedades. Las decisiones, los presupuestos, los proveedores y las aprobaciones ya no viven en bandejas de entrada o en sistemas separados, sino que se unen en un entorno compartido.
Los mandatos ya están disponibles dentro de la plataforma Proprli y se pueden configurar por organización, cartera o edificio. No como una capa extra de proceso, sino como una forma más natural de trabajar a escala.
