La gestión técnica de propiedades ha pasado de estar al margen de las operaciones a ser el núcleo estratégico del sector inmobiliario internacional. Para los propietarios y gestores de activos con carteras que abarcan varios países, desde torres de oficinas en Frankfurt hasta centros logísticos en Róterdam y centros comerciales en Madrid, la capacidad de gestionar las operaciones técnicas de forma coherente y transparente ya no es una ventaja competitiva, sino una necesidad.

Sin embargo, para muchos, este nivel de control aún está fuera de su alcance. Los procesos difieren según el mercado. Los indicadores clave de rendimiento (KPI) se definen de forma incoherente. Los datos están dispersos en herramientas locales y bandejas de entrada. El cumplimiento se notifica de forma diferente en cada país. El rendimiento de los proveedores se evalúa de forma aislada. Los presupuestos de mantenimiento se establecen sin referencia directa al estado de los activos ni a los datos del ciclo de vida. Y la comunicación entre los gestores de propiedades, los propietarios y los proveedores se distribuye en innumerables correos electrónicos y chats sin un registro central.

En este entorno, la toma de decisiones estratégicas se ve comprometida. Las preguntas que más importan, ¿Qué edificios conllevan el mayor riesgo de cumplimiento? ¿Qué proveedores ofrecen el mejor valor? ¿Qué gestores de propiedades cumplen sistemáticamente los niveles de servicio?, no se pueden responder con confianza. La información existe, pero está fragmentada, es inaccesible e incomparable.

Conclusiones clave

• La gestión técnica fragmentada de propiedades en diferentes países genera ineficiencias, KPIs incoherentes y una visibilidad limitada.
• Un modelo operativo centralizado permite la coherencia, la comparabilidad y el control estratégico en toda la cartera.
• La alineación de los KPI en todos los activos y países es esencial para una medición significativa del rendimiento.
• Un enfoque centrado en los activos garantiza que todos los procesos, presupuestos y datos estén conectados al edificio al que se refieren.
• Una plataforma de gestión de propiedades centralizada integra el cumplimiento, la gestión de incidencias, las adquisiciones, la gestión de proveedores y la comunicación en un único centro.
• La implementación mediante un despliegue gradual permite a los equipos y proveedores adoptar y adaptarse al modelo con éxito.
• En un plazo de 12 a 24 meses, las carteras obtienen un cumplimiento demostrable, una mejor prestación de SLA, un mejor rendimiento de los proveedores y unos presupuestos de mantenimiento más precisos.

El estado fragmentado de la gestión técnica internacional

La realidad actual de la gestión de propiedades internacionales se define por la fragmentación. Cada país trabaja dentro de su propio marco regulatorio, que da forma a los procesos y flujos de trabajo locales. Los ciclos de cumplimiento varían, con requisitos de inspección, formatos de presentación de informes y estándares de evidencia que difieren ampliamente.

Los panoramas tecnológicos son igualmente variados. Algunos gestores de propiedades confían en un software avanzado de gestión de edificios; otros todavía rastrean las actividades clave en Excel. Las estructuras de presentación de informes siguen las preferencias locales, sin un formato estandarizado ni un diccionario de KPI compartido.

Las relaciones con los proveedores se gestionan normalmente a nivel local, con contratos almacenados en diferentes sistemas y revisiones de rendimiento basadas en diferentes criterios. Los procesos de adquisición siguen las normas locales, perdiendo los beneficios del abastecimiento en toda la cartera, las licitaciones competitivas y los estándares de calidad consistentes.

Incluso los KPI más fundamentales están sujetos a interpretación. Una solicitud de inquilino «resuelta» en un mercado podría significar reconocida, en otro podría significar completada y aprobada. Sin alineación, la presentación de informes en toda la cartera se convierte en un mosaico de puntos de datos incomparables.

Un modelo operativo, un marco de KPI, un centro central

La gestión técnica moderna de propiedades requiere un cambio fundamental. En lugar de tratar cada mercado como una operación independiente, las carteras deben gestionarse a través de un único modelo operativo centralizado.

En el corazón de esta visión está el edificio como el ancla central de los datos. Cada proceso, seguimiento del cumplimiento, presupuesto de mantenimiento, gestión de incidencias, adquisiciones, evaluación del rendimiento de los proveedores, comunicación, está conectado al activo. Todos los datos, desde los informes de inspección hasta las previsiones presupuestarias, están vinculados al edificio al que se refieren.

Este enfoque centrado en los activos garantiza que:

• Las puntuaciones de cumplimiento se calculan de forma coherente en todos los activos.
• El rendimiento del SLA del inquilino se mide utilizando definiciones y métodos de encuesta idénticos.
• El rendimiento de los proveedores se evalúa con los mismos puntos de referencia en todos los mercados.
• Los presupuestos de mantenimiento están vinculados al estado y al ciclo de vida de los activos, no a estimaciones arbitrarias.
• Todas las comunicaciones y tareas se registran y se pueden rastrear dentro de un centro central.

El resultado es una cartera gestionada como un sistema único y unificado en lugar de una colección de operaciones desconectadas.

Superar los principales desafíos de las operaciones transfronterizas

Alcanzar este nivel de integración significa abordar los desafíos estructurales y culturales que son comunes en las carteras globales.

La variación regulatoria es inevitable. Los requisitos de cumplimiento difieren entre países, y esas diferencias deben ser acomodadas sin permitir que fragmenten cualquier otro aspecto de la gestión técnica.

La incoherencia de los KPI socava la confianza en la presentación de informes de la cartera. Sin un único diccionario de KPI, las comparaciones no tienen sentido y la toma de decisiones se ve afectada.

Los silos de comunicación dificultan la rendición de cuentas y la preparación para la auditoría. Cuando las discusiones clave y las actualizaciones de tareas ocurren en cadenas de correo electrónico privadas o aplicaciones de mensajería, se pierden pruebas y las tareas se quedan en el tintero.

Las lagunas en la gestión de proveedores reducen el apalancamiento y el control de calidad. Sin una visión de todo el portafolio del rendimiento de los proveedores, los de alto rendimiento no pueden ser replicados en todos los mercados y el bajo rendimiento puede pasar desapercibido.

La desconexión presupuestaria deja el gasto de mantenimiento desalineado con las necesidades reales de los activos, lo que a menudo conduce a un gasto excesivo en algunas áreas y a una inversión insuficiente en otras.

La coherencia de los KPI: la base de la gestión técnica moderna

La capacidad de comparar el rendimiento entre países depende del establecimiento de un conjunto coherente de KPI que se apliquen en todas partes de la cartera. Estos KPI forman el lenguaje de la gestión técnica moderna de propiedades.

Una puntuación de cumplimiento calculada de la misma manera para cada edificio permite la identificación inmediata de las áreas de riesgo. Una puntuación de SLA del inquilino basada en definiciones uniformes y reglas de tiempo garantiza que el rendimiento del servicio se pueda comparar en todos los mercados. Una puntuación del rendimiento del proveedor construida sobre las mismas métricas de calidad, puntualidad y seguridad permite la evaluación comparativa en toda la cartera. Los presupuestos de mantenimiento se pueden medir no solo por el gasto, sino también por la eficiencia y la alineación con el estado de los activos. Y la calidad del gestor de propiedades se puede evaluar por la adherencia a los procesos, la precisión de los informes y la prestación de servicios al inquilino.

Construyendo alrededor del activo

Un modelo centrado en los activos garantiza que cada proceso y punto de datos esté vinculado directamente al edificio. Las inspecciones de cumplimiento están vinculadas a los sistemas y componentes relevantes. Los historiales de incidencias conectan los problemas de los inquilinos con los tiempos de resolución y las partes responsables. Los contratos de los proveedores y los datos de rendimiento se almacenan en relación con los edificios a los que prestan servicio. Los presupuestos de mantenimiento están vinculados a los trabajos históricos y previstos para ese activo.

Esto crea un historial operativo completo para cada edificio, asegurando que los datos de la cartera no sean abstractos, sino que estén basados en el estado real, el rendimiento y el historial de servicio de los propios activos.

De sistemas aislados a una única fuente de verdad

La entrega de este modelo requiere una tecnología diseñada para la gestión técnica multi-país y multi-stakeholder. Una plataforma de gestión de propiedades centralizada es esencial.

Dicha plataforma debe integrar las normas de cumplimiento locales en un marco global, asegurando que las diferencias legales sean respetadas manteniendo un proceso unificado. Debe gestionar los tickets, las tareas, las inspecciones, las adquisiciones y el rendimiento de los proveedores en un solo lugar. Debe capturar la evidencia a medida que se completa el trabajo y vincular todos los datos al activo relevante. Debe proporcionar paneles de control en tiempo real que permitan tanto la supervisión de alto nivel de la cartera como la exploración detallada de activos o problemas específicos.

Cuando todos los procesos fluyen a través de una plataforma, el resultado no es solo la eficiencia operativa, sino también la claridad estratégica.

Implementación: del piloto al despliegue en toda la cartera

La transformación de esta escala no puede ocurrir de la noche a la mañana. El enfoque más eficaz comienza con la definición del marco de KPI y el modelo operativo, y luego se prueba en un país o tipo de activo. Esto permite que los procesos se refinen en función del uso en el mundo real.

Una vez probado, el modelo se despliega en fases a otros países, con formación y gestión del cambio que garantizan la adopción. Los procesos de proveedores y adquisiciones se estandarizan como parte del despliegue, creando un registro central de proveedores y una puntuación de rendimiento consistente. Los presupuestos de mantenimiento se integran en la plataforma, vinculando el gasto directamente a los datos de los activos.

El impacto: cumplimiento, calidad y control estratégico

Dentro de los 12 a 24 meses siguientes a la adopción de un modelo centralizado y basado en KPI, las carteras ven ganancias medibles. El cumplimiento se vuelve demostrable en tiempo real. La entrega de SLA mejora, y las puntuaciones de satisfacción del inquilino aumentan. El rendimiento de los proveedores se vuelve transparente, lo que permite tomar decisiones informadas sobre la renovación y el abastecimiento. Los presupuestos de mantenimiento se vuelven más precisos y mejor alineados con las necesidades de los activos. La toma de decisiones se vuelve más rápida, más segura y basada en datos consistentes y comparables.

Esta es la esencia de la gestión técnica moderna de propiedades: un modelo operativo, un marco de KPI, una plataforma, con el edificio en el centro y todos los procesos y datos conectados a él.

Conclusión: más allá de las fronteras

El futuro de la gestión técnica de propiedades en las carteras internacionales reside en ir más allá de las operaciones locales fragmentadas hacia un modelo centralizado, centrado en los activos y basado en los KPI. Con el cumplimiento, los presupuestos de mantenimiento, el rendimiento de los proveedores, las adquisiciones, la gestión de incidencias y la comunicación gestionados en un solo centro, los propietarios obtienen la visibilidad, el control y la coherencia necesarios para proteger y aumentar el valor de los activos en un mercado cada vez más complejo.