Wichtige Erkenntnisse
Die Ausrichtung des Teams ist der wichtigste Punkt, der zu berücksichtigen ist
Setzen Sie klare und erreichbare Ziele und legen Sie die beste Art der Kommunikation fest, um den Fortschritt das ganze Jahr über zu überwachen
Erwägen Sie die Verwendung eines Systems oder Tools, um alle ausstehenden Anfragen, Fristen und Fragen zu verfolgen
Dokumentieren Sie all diese Ziele zur einfachen Fortschrittskontrolle und Diskussion
Verbessern Sie die Mieterzufriedenheit und die Zeit bis zur Lösung von Tickets
Der Beginn eines neuen Jahres steht für einen Neuanfang voller Potenzial und Möglichkeiten. Für eine Hausverwaltungsgesellschaft ist dies der ideale Zeitpunkt, um sich ehrgeizige Ziele zu setzen und solide Prozesse für das kommende Jahr zu etablieren. Ein selbstbewusster und energiegeladener Start ins neue Jahr kann einen erheblichen Unterschied bei der Erreichung unserer Ziele ausmachen.
Das Team ausrichten
Das erste Element, um das Jahr anzukurbeln, ist die Teamausrichtung. Es geht nicht nur um Ihr internes Team von Kollegen, sondern auch um das Netzwerk von Kunden, das einen wesentlichen Bestandteil Ihres Portfolioteams bildet. Die richtige Ausrichtung kann ein starkes Tempo für die kommende Arbeitsperiode vorgeben.
Klare Ziele setzen
Der zweite Schritt ist die Festlegung klarer und erreichbarer Ziele. Definieren Sie, was Sie am Ende der ersten 6 Monate und am Ende des Jahres erreichen wollen. Vereinbaren Sie die Methoden und Kommunikationsstrategien, um den Fortschritt das ganze Jahr über zu überwachen.
Veranschaulichen wir dies anhand eines praktischen Beispiels aus der technischen Hausverwaltung:
Stellen Sie sich vor, dass bis Ende Januar alle Ihre Budgets von Ihren Kunden genehmigt wurden. In einem solchen Szenario können Sie das Jahr proaktiv beginnen, indem Sie sofort Angebote anfordern für den Großteil der Instandhaltungsarbeiten, die voraussichtlich vor Ende des Jahres durchgeführt werden sollen. Auf diese Weise reduzieren Sie das Risiko erheblich, dass Sie nicht alle geplanten Instandhaltungs- und Investitionsprojekte (Capex) abschließen können.
Fortschritt und Ergebnisse das ganze Jahr über überwachen
Den Überblick über alle ausstehenden Angebotsanfragen, Fristen und Fragen von Lieferanten und Kunden zu behalten, kann eine Herausforderung sein. Viele unserer Studien haben gezeigt, dass die Leute oft noch aus ihrem E-Mail-Postfach heraus arbeiten, was es unglaublich schwierig macht, die Kontrolle zu behalten und einen Überblick zu bekommen.
Erwägen Sie daher die Verwendung eines Systems oder Tools, um diese Aufgaben zu verwalten. Setzen Sie sich klare Ziele für sich selbst und mit Ihrem Portfolioteam. Legen Sie Ihre Ziele fest – z. B. die Ausführung eines bestimmten Teils des Jahresbudgets für die Anlagenwartung bis zum Ende des ersten und zweiten Quartals.
Vielleicht wollen Sie bis zum zweiten Quartal oder zum Jahresende einen bestimmten Prozentsatz der erforderlichen Compliance-Dokumentation in Ordnung haben. Oder Sie wollen die Zeit bis zur Lösung von Tickets um 20 % verkürzen und die Mieterzufriedenheit um 25 % steigern.
Die Dokumentation all dieser Ziele ist von entscheidender Bedeutung, vorzugsweise als Aufgaben mit einer Frist. Sie hilft bei der Überwachung und Diskussion des Fortschritts im Laufe des Jahres.
Richten Sie Ihr Team auf diese Ziele und Verfahren aus. Delegieren Sie Aufgaben und etablieren Sie eine einfache, aber klare Kommunikation innerhalb Ihres Teams und mit Ihren Kunden, Mietern und Lieferanten, um maximale Effizienz zu gewährleisten.
Freuen Sie sich auf unsere kommende Serie Property Portfolio Unleashed, in der wir dieses Thema mit Branchenexperten vertiefen werden. Wir würden uns freuen, Ihre Gedanken und Einsichten zur Effektivität im Property Management zu erfahren. Nehmen Sie Kontakt auf und lassen Sie uns diskutieren!
