Durch die Digitalisierung des Angebotsmanagements können Projektmanagementorganisationen problemlos 18 Stunden pro Projekt einsparen, was zu einer durchschnittlichen Einsparung von ca. 30.000 € / Jahr für die Organisation führt.

Als Projektmanagementorganisation möchten Sie so effizient wie möglich arbeiten und gleichzeitig den erstklassigen Service bieten, den Ihre Kunden von Ihnen erwarten. Die Nutzung der neuesten Property-Technology-Tools ist der beste Weg, um die Produktivität zu steigern und gleichzeitig Ihren Kunden Ihr Fachwissen zu demonstrieren.

6 Wege zur Verbesserung der Produktivität für Projektmanager

Wenn Sie als Projektmanager eine Projektzeitleiste betrachten, insbesondere in der Angebotsphase, gibt es mehrere Phasen, in denen Sie die Effizienz in jedem Projekt verbessern können:

• Erstellung und Versand des Angebotspakets an Bieter;
• Frühere Projekte finden, um zu lernen und Best Practices zu kopieren;
• Zentralisierung der gesamten Angebotskommunikation, einschließlich aller Fragen & Antworten;
• Budgetierung und Kostenverfolgung;
• Berichterstattung an Kunden, einschließlich der Erstellung eines guten Angebotsvergleichs;
• Interne Verwaltung von Projektdaten.

Erstellung und Versand des Angebotspakets

Durch die Zusammenarbeit in einem Cloud-basierten Tool können Teams auf einfache Weise alle erforderlichen Dokumente für das Angebotspaket vorbereiten und sammeln. Wählen Sie einfach die endgültigen Dokumente von der Projektseite aus, um sie Ihrem Angebotspaket hinzuzufügen, das an die Bieter gesendet wird. Sie können ein digitales Angebotsformular erstellen, damit Bieter ihre Preise angeben können, wodurch der Vergleich am Ende der Ausschreibung vollständig automatisiert wird. Angebotsformulare können von Grund auf neu, per Vorlage oder unter Verwendung eines früheren Projekts erstellt werden, das Ihrem ähnlich ist.

Die Auswahl Ihrer Bieter erfolgt über Ihre bevorzugte Lieferantenliste, wodurch Sie nicht in Ihrem Posteingang nach den richtigen E-Mail-Adressen suchen müssen. Nachdem Sie die richtigen Bieter ausgewählt haben, können Sie die Vorlagen-Einladungs-E-Mail einfach ändern, die separat an alle Bieter gesendet wird. Auf diese Weise bleibt das Bieten vertraulich.

Frühere Projekte finden, um zu lernen und Best Practices zu kopieren

Es ist nützlich, aus früher durchgeführten Projekten zu lernen, um zu verhindern, dass zweimal die gleichen Fehler gemacht werden. Sie können aus Angebotspaketen, Angebotsformularen und Fragen von Bietern in den F&A lernen. Dies verhindert viele ähnliche Fragen, die hätten vermieden werden können. Es ist auch nützlich, die besten Bieter für Ihr nächstes Projekt erneut einzuladen.

Leider sind die meisten Unternehmen so aufgebaut, dass es nicht einfach ist, aus früheren Projekten zu lernen, und insbesondere nicht aus Projekten, die von Kollegen durchgeführt wurden. Dies liegt daran, dass Informationen entweder schlecht auf einem Server, in privaten Posteingängen oder gar nicht gespeichert werden.

Mit Proprli können Sie einfach navigieren und jedes Projekt in Ihrem Unternehmen anzeigen, auch Projekte, die Jahre zuvor ausgeführt wurden. Dies verbessert den Wissensaustausch, was für neue und junge Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen wichtig ist.

Zentralisierung der gesamten Angebotskommunikation, einschließlich aller Fragen & Antworten

Das Problem beim Einladen von Bietern per E-Mail besteht darin, dass jeder auch per E-Mail Fragen stellt, was zu vielen doppelten Fragen von verschiedenen Bietern führt. Es kostet auch viel Zeit, alle Fragen an die einzelnen Bieter zu beantworten. Und den Überblick über Fragen und Antworten zu behalten, ist mühsam.

Über Proprli arbeiten Sie mit einer zentralen F&A-Funktion. Alle Fragen werden zentral gesammelt und Sie können mit einem Klick ganz einfach Antworten an alle Bieter zurücksenden. Antworten werden anonym veröffentlicht, um die Bieter untereinander vertraulich zu behandeln.

Budgetierung und Kostenverfolgung

Eine der Hauptaufgaben während eines Projekts ist die Budgetierung der Kosten und die Verfolgung der Ausgaben, was viel Zeit in Anspruch nimmt. Vor allem, weil jeder es auf seine eigene Weise in Excel-Dateien macht, was zu sehr unterschiedlichen Qualitätsniveaus führt.

Sobald Sie ein Projekt digital ausgeschrieben haben, können Sie auch den Zuschlag an den erfolgreichen Bieter digital erteilen. Dies führt zu einer automatisierten Kostenverfolgung, was eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet. Alles über eine einzige Plattform.

Berichterstattung an Kunden, einschließlich der Erstellung eines guten Angebotsvergleichs

Das Erstellen von Berichten und das Auffinden von Informationen aus verschiedenen Quellen ist der am wenigsten angenehme Teil der Arbeit eines Projektmanagers. Es ist jedoch äußerst wichtig, da es der wichtigste Kommunikationskanal zu den Kunden ist.

Wenn Sie über eine Cloud-basierte Plattform zusammen mit Ihrem Kunden arbeiten, müssen Sie keine Berichte mehr erstellen, da Ihr Kunde bereits Zugriff und Transparenz auf den gesamten Prozess hat. Darüber hinaus wird Ihr Kunde automatisch über alle Fortschritte informiert, wenn Sie über die Software arbeiten, was Ihnen viele unnötige Anfragen nach Statusaktualisierungen erspart.

Interne Verwaltung von Projektdaten

Während eines Projekts oder am Ende des Projekts müssen Sie alle wichtigen Projektdaten und die Kommunikation auf Ihrem Server speichern. Diese Informationen sind nützlich für neue Projekte, eine Erfolgsbilanz für neue Pitches oder beim Benchmarking neuer Projekte. Die interne Verwaltung wird jedoch leicht vergessen, da Projektmanager mit ihrem neuen Projekt beginnen und eine hohe Arbeitsbelastung haben.

Durch die Arbeit über eine digitale Plattform entfällt die Notwendigkeit der internen Verwaltung vollständig.

Zeitersparnis

All diese Zeitersparnisse summieren sich erheblich. Gute Software bietet Ihrem Unternehmen auch Konsistenz, da jeder auf die gleiche Weise arbeitet, berichtet und verwaltet. Sogar die Übergabe Ihres Projekts an einen Kollegen oder die Bereitstellung des Zugriffs auf Ihr Projekt erfolgt mit einem Klick auf eine Schaltfläche.

Beispiel für Kosteneinsparungen für Ihr Unternehmen

Wenn Sie alle Kosteneinsparungen pro Projekt addieren, erhalten Sie eine Einsparung von ca. 18 Stunden pro Projekt, wie in der Tabelle unten dargestellt. Abhängig davon, wie viele Projekte Sie jedes Jahr verwalten und wie hoch der All-in-Stundensatz pro Projektmanager ist, spiegelt sich dies in einer erheblichen Einsparung pro Jahr wider.

Nehmen wir einen All-in-Stundensatz pro Projektmanager von 53,19 € pro Stunde an. Multiplizieren Sie dies mit 30 Projekten pro Jahr und Sie erhalten eine Einsparung von ca. 29.361 € pro Jahr.

Zeigen Sie Ihren Kunden Ihr Fachwissen

Als Beratungsunternehmen wird es immer wichtiger, Ihren Kunden Ihr Fachwissen zu zeigen. Das Zeigen Ihrer digitalen Expertise und Qualität hebt Sie von anderen Unternehmen ab, die noch hinterherhinken. Kunden Transparenz rund um die wichtigste Phase des Projekts, die Angebotsphase, zu bieten, gibt den Kunden Vertrauen in Ihr Unternehmen. Das Zeigen Ihres Fachwissens war noch nie so einfach wie jetzt, mit der richtigen Software, die Sie unterstützt.